Dienstreisen

Wer im Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort verlässt, um einen erteilten Auftrag auszuführen oder an einer Fortbildung teilzunehmen, unternimmt eine Dienstreise.

Dabei entstehen in der Regel Kosten für Reiseaufwand (zum Beispiel Mittagessen, Abendessen, Nächtigung) und Reisespesen (zum Beispiel Bahnfahrkarte, Kilometergeld). Doch wer zahlt diese Kosten?

Ersatz von Dienstreisekosten

Regelung in Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag

Zumeist gibt es in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen Regelungen über den Ersatz der entstandenen Dienstreisekosten. Diese beziehen sich aber oft nur auf Inlandsdienstreisen.

Wenn auf das Arbeitsverhältnis ein Kollektivvertrag anzuwenden ist, sollten Sie jedenfalls in diesen Einsicht nehmen. Darin sind unter den Begriffen "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung, Trennungsgeld oder Landzulage" oft Vereinbarungen zum Reisespesen-Ersatz enthalten.
Oft wird auch ein Pauschalsatz (zum Beispiel Tagesgeld oder Nächtigungsgeld) festgelegt, mit dem alle Spesen abgegolten sind.
Manchmal wird ein Entgelt in solcher Höhe vereinbart, dass damit auch die Reisespesen mitabgegolten sind.
Auslandsdienstreisen: In manchen Vereinbarungen wird auf die in der Reisegebühren-Vorschrift für Bundesbedienstete aufgelisteten Tages- und Nächtigungsgelder oder auf die Sätze des Einkommensteuergesetzes verwiesen beziehungsweise eine Orientierung an diesem empfohlen.
Achtung: Möglicherweise gibt es eine Abweichung der Richtsätze aufgrund des konkret anzuwendenden Kollektivvertrages.

Ohne Regelungen

Bestehen keine Regelungen, so hat die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten - allerdings nur soweit sie als notwendig und nützlich anzusehen sind. Diese Regelung verursacht aber viele Schwierigkeiten: Wie können die Kosten nachgewiesen werden? Waren die Kosten notwendig?

TIPP

Da diese Regelung sehr schwammig ist, treffen Sie mit Ihrem Arbeitgeber unbedingt vor Reiseantritt - insbesondere bei Auslandsdienstreisen - eine Vereinbarung über Kosten-Ersätze.

Sonderbestimmungen für Leasingfirmen

Wenn Ihr Arbeitgeber eine Leasingfirma (= Überlasser) ist, gelten spezielle Regelungen.

Leasingarbeitnehmer im ARBEITER-Verhältnis

Für Arbeiter:innen kommt der Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung zur Anwendung. Laut diesem Kollektivvertrag ist zu unterscheiden:

Arbeiter wird direkt von der Leasingfirma beschäftigt:
Bei Arbeiter:innen, die im Überlasser-Betrieb selbst beschäftigt sind, liegt eine Dienstreise vor, wenn die Arbeiterin/der Arbeiter für Arbeiten außerhalb des ständigen, ortsfesten Betriebes des Überlassers verwendet, oder zu Dienstreisen entsendet wird.
Arbeiter wird einem anderen Unternehmen zur Beschäftigung überlassen:
Bei Arbeiter:innen, die an einem Beschäftigter-Betrieb überlassen sind, liegt eine Dienstreise vor, wenn die Arbeiterin/der Arbeiter vom Beschäftiger für Arbeiten außerhalb des Betriebes des Beschäftigers verwendet oder zu Dienstreisen entsendet wird. Arbeiten außerhalb des Betriebes des Beschäftigers sind zum Beispiel Arbeiten auf Baustellen.

Wegstrecke zwischen Wohnort des Arbeitnehmers und dem Betrieb an den der Arbeitnehmer überlassen wurde^*):	Kostenersatz
weniger als 60 km	Kein Anspruch
mehr als 60 km	- Ersatz der Fahrtkosten
mehr als 120 km	- Ersatz der Fahrtkosten - Taggeld - Nächtigungsgeld

^{*) Wegstrecke bei Verwendung öffentlicher Verkehrsmittel.}

TIPP

Treffen Sie in diesem Fall unbedingt auch eine Vereinbarung über die Aufwandsentschädigungen (Diäten, Kilometergeld) und halten Sie diese schriftlich fest.

Leasingarbeitnehmer im ANGESTELLTEN-Verhältnis

Für Angestellte enthält der Kollektivvertrag für Gewerbe, für Handwerk und für Dienstleistung eigene Regelungen.

Dienstreise ins Ausland

Tages- und Nächtigungssätze Ausland (0,3 MB - pdf)

Ratgeber

Musterbrief

Dienstzettel (0,1 MB - docx)

Wird Reisezeit bezahlt?

Wenn Sie im Auftrag der Firma unterwegs sind, müssen Sie auch die Reisezeit bezahlt bekommen. Die Bezahlung kann allerdings unterschiedlich hoch ausfallen, je nachdem was Ihr Kollektiv- oder Arbeitsvertrag vorsieht. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen auch eine Betriebsvereinbarung dazu. Sollte es gar keine Regelung geben, bekommen Sie jedenfalls das volle Entgelt.

Aktive und passive Reisezeit

Manchmal wird auch zwischen aktiven und passiven Reisezeiten unterschieden: "Aktive Reisezeit" bedeutet, dass Sie beim Reisen stark gefordert sind - zum Beispiel, weil Sie das Auto selbst lenken oder während der Bahnfahrt am Laptop arbeiten. Für aktive Reisezeiten gibt es jedenfalls das volle Entgelt. Als "passive Reisezeit" gilt zum Beispiel eine Reise im Schlafwagen. Passive Reisezeiten können auch geringer entlohnt werden, sofern dies ausdrücklich vereinbart ist.