Dienstreisen

Wer im Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort verlässt, um einen erteilten Auftrag auszuführen oder an einer Fortbildung teilzunehmen, unternimmt eine Dienstreise.

Dabei entstehen in der Regel Kosten für Reiseaufwand (zum Beispiel Mittagessen, Abendessen, Nächtigung) und Reisespesen (zum Beispiel Bahnfahrkarte, Kilometergeld). Doch wer zahlt diese Kosten?

Ersatz von Dienstreise­kosten

Regelung in Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag

  • Zumeist gibt es in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen Regelungen über den Ersatz der entstandenen Dienstreisekosten. Diese beziehen sich aber oft nur auf Inlandsdienstreisen.

    Wenn auf das Arbeitsverhältnis ein Kollektivvertrag anzuwenden ist, sollten Sie jedenfalls in diesen Einsicht nehmen. Darin sind unter den Begriffen "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung, Trennungsgeld oder Landzulage" oft Vereinbarungen zum Reisespesen-Ersatz enthalten.

  • Oft wird auch ein Pauschalsatz (zum Beispiel Tagesgeld oder Nächtigungsgeld) festgelegt, mit dem alle Spesen abgegolten sind.

  • Manchmal wird ein Entgelt in solcher Höhe vereinbart, dass damit auch die Reisespesen mitabgegolten sind.

  • Auslandsdienstreisen: In manchen Vereinbarungen wird auf die in der Reisegebühren-Vorschrift für Bundesbedienstete aufgelisteten Tages- und Nächtigungsgelder oder auf die Sätze des Einkommenssteuergesetzes verwiesen beziehungsweise eine Orientierung an diesen empfohlen. Achtung: Möglicherweise gibt es eine Abweichung der Richtsätze aufgrund des konkret anzuwendenden Kollektivvertrages.

Ohne Regelungen

Bestehen keine Regelungen, so hat der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin Anspruch auf Ersatz der durch die Dienstreise tatsächlich verursachten Kosten - allerdings nur soweit sie als notwendig und nützlich anzusehen sind. Diese Regelung verursacht aber viele Schwierigkeiten: Wie können die Kosten nachgewiesen werden? Waren die Kosten notwendig?

TIPP

Da diese Regelung sehr schwammig ist, treffen Sie mit Ihrem Arbeitgeber unbedingt vor Reiseantritt - insbesondere bei Auslandsdienstreisen - eine Vereinbarung über Kosten-Ersätze.

Sonder­bestimmungen für Leasing­firmen

Wenn Ihr Arbeitgeber eine Leasingfirma (= Überlasser) ist, gelten spezielle Regelungen.

Leasing­arbeitnehmer im ARBEITER-Verhältnis 

Für Arbeiter/-innen kommt der Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung zur Anwendung. Laut diesem Kollektivvertrag ist zu unterscheiden:

  • Arbeiter wird direkt von der Leasingfirma beschäftigt:
    Bei Arbeiter/-innen, die im Überlasser-Betrieb selbst beschäftigt sind, liegt eine Dienstreise vor, wenn der Arbeiter/die Arbeiterin für Arbeiten außerhalb des ständigen, ortsfesten Betriebes des Überlassers verwendet, oder zu Dienstreisen entsendet wird.

  • Arbeiter wird einem anderen Unternehmen zur Beschäftigung überlassen:
    Bei Arbeiter/-innen, die an einem Beschäftigter-Betrieb überlassen sind, liegt eine Dienstreise vor, wenn der Arbeiter /die Arbeiterin vom Beschäftiger für Arbeiten außerhalb des Betriebes des Beschäftigers verwendet, oder zu Dienstreisen entsendet wird. Arbeiten außerhalb des Betriebes des Beschäftigers sind zum Beispiel Arbeiten auf Baustellen. 

Wegstrecke zwischen Wohnort
des Arbeitnehmers
und dem Betrieb
an den der Arbeitnehmer überlassen wurde*):
Kostenersatz
weniger als   60 km Kein Anspruch
mehr als   60 km - Ersatz der Fahrtkosten
mehr als 120 km - Ersatz der Fahrtkosten
- Taggeld
- Nächtigungsgeld

*) Wegstrecke bei Verwendung öffentlicher Verkehrsmittel.

TIPP

Treffen Sie in diesem Fall unbedingt auch eine Vereinbarung über die Aufwandsentschädigungen (Diäten, Kilometergeld) und halten Sie diese schriftlich fest.

Leasing­arbeitnehmer im ANGESTELLTEN-Verhältnis 

Für Angestellte enthält der Kollektivvertrag für Handwerk und Gewerbe, für Dienstleistung, für Information und Consulting eigene Regelungen.

Wird Reisezeit bezahlt?

Wenn Sie im Auftrag der Firma unterwegs sind, müssen Sie auch die Reisezeit bezahlt bekommen. Die Bezahlung kann allerdings unterschiedlich hoch ausfallen, je nachdem was Ihr Kollektiv- oder Arbeitsvertrag vorsieht. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen auch eine Betriebsvereinbarung dazu. Sollte es gar keine Regelung geben, bekommen Sie jedenfalls das volle Entgelt.

Aktive und passive Reisezeit

Manchmal wird auch zwischen aktiven und passiven Reisezeiten unterschieden: "Aktive Reisezeit" bedeutet, dass Sie beim Reisen stark gefordert sind - zum Beispiel, weil Sie das Auto selbst lenken oder während der Bahnfahrt am Laptop arbeiten. Für aktive Reisezeiten gibt es jedenfalls das volle Entgelt. Als "passive Reisezeit" gilt zum Beispiel eine Reise im Schlafwagen. Passive Reisezeiten können auch geringer entlohnt werden, sofern dies ausdrücklich vereinbart ist.

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