Ge­winn-Er­mittl­ung

Wenn Sie ausschließlich Einkünfte als freie Dienstnehmerin bzw. freier Dienstnehmer oder aus einem Werkvertrag haben, müssen Sie erst dann Einkommenssteuer zahlen, wenn Ihr Jahresgewinn insgesamt mehr als 11.693 Euro (Wert 2023; bis 2022: 11.000 Euro) beträgt. Steuerpflichtig ist nur der Gewinn, also die Differ­enz zwischen Betriebseinnahmen und Be­triebs­aus­gaben.

Der Gewinn wird mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung errechnet, die der Ein­kommen­steuer­er­klär­ung beizulegen ist (Formular E 1a oder E 1a-K).

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Als Betriebseinnahmen gelten:

  • Honorare (vor Abzug der von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge und ohne Umsatzsteuer)
  • Kostenersätze, die Sie von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber erhalten
  • bei freien Dienstverträgen: Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber zahlt

Erhalten Sie von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber Kosten für eine Dienstreise ersetzt, z.B. Einzelfahrscheine für Öffis, Kilometergelder, Taggelder oder Hotelrechnungen, zählen diese Reisekosten nicht zu den Einnahmen.

Bei den Betriebsausgaben ist zwischen den tatsächlichen Betriebsausgaben, die mit einer voll­ständig­en Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geltend gemacht werden, und den pauschalen Be­triebs­aus­gaben zu unterscheiden.

Tatsächliche Betriebsausgaben

Im Rahmen der Vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden dem Finanzamt neben den Einnahmen auch die tatsächlichen Betriebsausgaben mitgeteilt. Es werden also jene Be­triebs­aus­gab­en steuermindernd geltend gemacht, die mit Belegen nachweisbar sind. Als Be­triebs­aus­gaben gelten zum Beispiel:

  • die Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge, egal, ob sie von Ihnen direkt an die Österreichische Gesundheitskasse bezahlt oder von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber einbehalten wurden.
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • Fahrtkosten, Tages- oder Nächtigungsgelder für Dienstreisen
  • 50 % der Kosten einer Wochen-, Monats-, oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel
  • Arbeitsmittel, z.B Computer, Internet, Werkzeuge 
  • Weitergegebene Honorare
  • Arbeitsplatzpauschale
  • Ausbildungs-, Fortbildungs- oder Umschulungskosten

Arbeitsplatzpauschale

Wenn Sie die Tätigkeit aus dem freien Dienstvertrag oder dem Werkvertrag von der eigenen Wohnung aus ausüben, dort aber kein eigenes steuerliches Arbeitszimmer haben, können Sie ab 2022 eine Arbeitsplatzpauschale als Betriebsausgabe absetzen. Die Höhe des Arbeitsplatzpauschales ist abhängig davon, wieviel Sie einer anderen Tätigkeit, die außerhalb der Wohnung verrichtet wird, verdienen:

Das große Arbeitsplatzpauschale beträgt pro Kalenderjahr 1.200 Euro und steht zu, wenn:

  • Sie keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätig­keit erzielen, für die außerhalb der Wohnung ein Raum zur Verfügung steht oder
  • Ihre Einkünfte, die außerhalb der Wohnung erzielt werden, höchstens 11.693 Euro (Wert 2023; 2022: 11.000 Euro) betragen

Überschreiten Sie mit den Einkünften aus einer anderen aktiven Erwerbstätigkeit diese Einkommensgrenze, erfüllen aber sonst die Voraussetzung, können Sie das kleine Arbeitsplatzpauschale geltend machen.

Im Kalenderjahr, in dem Sie mit der Tätigkeit beginnen oder enden, ist für jedes Monat der Tätigkeit jeweils 1/12 der Pau­schale anzusetzen.

Zusätzlich zur kleinen Arbeitsplatzpauschale können Sie ergonomisch geeignete Möbel von bis zu 300 Euro pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen, sofern Sie nicht bereits bei einer Anstellung ergonomische Möbel für das Homeoffice absetzen.

Achtung!

Einnahmen sind erst dann steuerpflichtig, wenn sie tatsächlich beim Empfänger oder bei der Empfängerin ein­ge­gang­en sind und nicht, wenn die Honorarnote gestellt wird. Das Gleiche gilt für Ausgaben, die erst dann steuerlich abzusetzen sind, wenn sie tatsächlich bezahlt worden sind.

Pauschalierte Betriebsausgaben

Viele freie Dienstnehmer:innen oder Werk­ver­trags­nehmer:­innen haben keine oder nur geringe tat­sächliche Betriebsausgaben. Für sie gibt es die Möglich­keit, Betriebsausgaben pauschal an­zu­setz­en. Dadurch wird der steuer­pflicht­ige Gewinn gemindert und Sie müssen weniger Steuer zahlen.

Ab dem Veranlagungsjahr 2020 gibt es 2 Möglichkeiten, die Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Einerseits gibt es die Basispauschalierung, die auch schon vor 2020 gegolten hat, und die neue Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen.

Basispauschalierung

Die Basispauschalierung können Sie geltend machen, wenn Sie mit einem freien Dienstvertrag oder Werkvertrag Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb erzielen. Außerdem darf Ihr Vorjahresumsatz nicht mehr als 220.000 Euro betragen haben und Sie dürfen nicht buchführungspflichtig sein. Das bedeutet, Sie ermitteln Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mit einer Bilanz.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben? 

  • 12% generell für alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und Einkünfte aus Gewerbebetrieben; Obergrenze: max. 26.400 Euro.
  • 6% für freiberufliche oder gewerbliche Einkünfte aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung oder aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erziehenden Tätigkeit; Obergrenze: max. 13.200 Euro.

Achtung!

Sind die tatsächlichen Betriebsausgaben (z.B. Miete für Büro, Telefon, Werbung, Büro­aus­gaben etc.) höher als das Pauschale, können selbstverständlich die tat­säch­lich­en Kosten geltend gemacht werden.

Wie berechnet man das Pauschale der Basispauschalierung? 

  • Zunächst werden die Einnahmen aufgrund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe festgestellt. Die Einnahmen sind das Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne Umsatzsteuer. Außerdem zählen auch die Beiträge zur Mit­ar­beit­er:innen­vor­sorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt, zu den Einnahmen. Kostenersätze, die von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber bezahlt werden, zählen ebenfalls zu den Einnahmen. Aber Achtung: Reisekostenersätze zählen nicht zu den Umsätzen.

  • Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, werden nur die Nettoeinnahmen herangezogen. Das heißt, eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer zählt nicht zu den Einnahmen.

  • Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 6 % bzw. 12 % der Nettoeinnahmen angesetzt.

Zusätzlich können Sie folgende Ausgaben absetzen:

  • die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • Ausgaben für Löhne einschließlich Lohnnebenkosten, Fremdlöhne und Waren
  • 50 % der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel
  • das Arbeitsplatzpauschale
Achtung!
Sie können jederzeit von der Basispauschalierung zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wechseln. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie in einem Kalenderjahr betriebliche Ausgaben haben, die höher als die pauschalen Betriebsausgaben sind. Allerdings müssen Sie dann innerhalb der nächsten fünf Jahre bei der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleiben.

Pauschale Betriebsausgaben für Klein­unter­nehmer:­innen (ab 2020)

Ab dem Veranlagungsjahr 2020 gibt es eine weitere Möglichkeit Betriebsausgaben pauschal geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie umsatzsteuerrechtlich Kleinunternehmer:in sind. Das bedeutet, dass Ihr Umsatz nicht mehr als 35.000 € im Jahr betragen darf. Näheres zur Kleinunternehmer:innen-Regelung finden Sie hier.

Ist Ihr Umsatz unter 35.000 Euro und verzichten Sie freiwillige auf die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer:innen, können Sie trotzdem diese pauschalen Betriebsausgaben geltend machen.

Ab der Veranlagung 2023 kann die Betriebsausgabenpauschalierung für Kleinunternehmer:innen auch dann geltend gemacht werden, wenn Sie umsatzsteuerrechtlich keine Kleinunternehmerin bzw. kein Kleinunternehmer mehr sind. Allerdings dürfen ab 2023 Ihre Umsätze nicht mehr als 40.000 Euro im Jahr betragen.

Für Einnahmen als Gesellschafter- Geschäftsführer:in (gemäß §22, Z2 2. Teilstrich EStG), Aufsichtsratsmitglied oder Stiftungsvorstand können Sie diese neue Pauschale nicht berücksichtigen lassen.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben bei der Pauschalierung für KleinunternehmerInnen?

  • 20% für betriebliche Einkünfte, die im Rahmen eines Dienstleistungsunternehmens erzielt werden,

  • 45% für Handelsunternehmen und Produktionsbetriebe

Was ist ein Dienstleistungsbetrieb?

Was als Dienstleistungsbetrieb gilt, wird in der Dienstleistungsbetriebe-Verordnung definiert.

Wenn Ihre Tätigkeit einer Branche zuzuordnen ist, die in der Verordnung genannt wird, dann handelt es sich um einen Dienstleistungsbetrieb.

In dem Fall stehen Ihnen 20 % als Betriebsausgaben zu. 

In allen anderen Fällen erhalten Sie 45 % der Einnahmen als Betriebsausgaben anerkannt.  


Wie berechnet man das Pauschale mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen?

  • Wie bei der Basispauschalierung werden zunächst die Einnahmen aufgrund von freien Dienstverträgen oder Werkverträgen in tatsächlicher Höhe festgestellt. Die Einnahmen sind das Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicher­ungs­bei­träge oder anderer Betriebsausgaben, aber ohne Umsatzsteuer. Außerdem zählen auch die Beiträge zur Mit­ar­beit­er:innen­vor­sorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt, zu den Einnahmen. Kostenersätze, die von der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber bezahlt werden, zählen ebenfalls zu den Einnahmen. Aber Achtung: Reisekostenersätze zählen nicht zu den Umsätzen.

  • Die Betriebsausgaben werden pauschal mit 20 % bzw. 45 % der Einnahmen angesetzt. Hierfür müssen Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung im Formular E1a-K nur die Einnahmen und die richtige Branchenkennzahl angeben. Den Rest macht das Finanzamt automatisch.

Mit diesem Pauschale sind sämtliche Betriebsausgaben abgegolten. Zusätzlich können Sie nur folgende Ausgaben geltend machen:

  • die von Ihnen bezahlten Sozialversicherungsbeiträge
  • bei freien Dienstverträgen: die Beiträge zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse, die die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber bezahlt hat
  • 50 % der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel
  • das Arbeitsplatzpauschale

Achtung!
Wenn Sie Ihre Ausgaben mit der Pauschale für Kleinunternehmer:innen geltend machen, können Sie jederzeit auf die tatsächlichen Betriebsausgaben oder die Basispauschalierung wechseln. Allerdings können Sie erst nach 3 Jahren wieder auf die Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen zurückwechseln.

Gewinnfreibetrag

Vom Gewinn, also von den Einnahmen minus der tatsächlichen oder pauschalen Be­triebs­aus­gaben, zieht Ihnen das Finanzamt automatisch noch einen Gewinnfreibetrag von 15 % ab, bis 2021 13 %. Das reduziert Ihre Steuer­be­messungs­grund­lage und daher auch die zu zahlende Einkommensteuer. Nähere In­formation­en zum Gewinnfreibetrag finden Sie hier.  

Beispiel 1 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben

Ein Angestellter verdient monatlich 800 Euro als freier Dienstnehmer dazu. Die Tätigkeit übt er nicht in seiner Wohnung aus. Vom Honorar behält die Arbeitgeberin Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 116,96 Euro ein. Außerdem muss die Arbeitgeberin noch Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse einzahlen. Diese stellen ebenfalls Einnahmen für den freien Dienstnehmer da, können aber auch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sie betragen für diesen freien Dienstnehmer monatlich 12,24 Euro.

Er macht im Rahmen der Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Betriebsausgaben gelt­end. Er hat Fortbildungskosten von 956 Euro und Ausgaben für Fachliteratur von 90 Euro. Seine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lautet:

Honorar12 x 800 Euro = 9.600 Euro
plus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 12,24 Euro = 146,88 Euro
Einnahmen gesamt9.746,88 Euro
minus Fortbildungskosten956 Euro
minus Fachliteratur90 Euro
minus einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge12 x 116,94 Euro = 1.403,28 Euro
minus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 12,24 Euro = 146,88 Euro
Gewinn7.150,48 Euro
minus 15 % Gewinnfreibetrag7.150,48 Euro x 0,15 = 1.072,57 Euro
Steuerpflichtige Einkünfte6.077,91 Euro

Die steuerpflichtigen Einkünfte von 6.077,91 Euro sind in der Ein­kommen­steuer­erklärung (Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit) einzutragen. Dieser Betrag wird letztendlich gemeinsam mit den Einkünften aus der An­stellung ver­steuert.

Beispiel 2 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Basispauschalierung

Eine freie Dienstnehmerin hat ein monatliches Honorar vor Abzug der Sozial­ver­sicherungs­bei­träge in der Höhe von 2.300 Euro. Die Tätigkeit wird Großteiles im Homeoffice verrichtet. Vom Honorar werden Ihr vom Auftraggeber 405,26 Euro an Sozialver­sicher­ungs­bei­träg­en einbehalten. Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber noch Beiträge zur Mit­ar­beitervorsorge­kasse von 35,19 Euro. Sie hat außer der Sozialversicherungs- und Mit­ar­beit­er­vorsorge­kassen­bei­träge und dem Arbeitsplatzpauschale keine weiteren Betriebsausgaben und macht daher die Basispauschalierung von 12 % geltend.

Honorar12 x 2.300 Euro =27.600 Euro
plus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 35,19 Euro = 422,28 Euro
Einnahmen gesamt28.022,28 Euro
minus pauschale Betriebsausgaben28.022,28 Euro x 0,12 = 3.362,67 Euro
minus einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge

12 x 405,26 Euro =
4.863,12  Euro

minus Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse12 x 35,19 Euro = 422,28 Euro
Gewinn19.374,21 Euro
minus Gewinnfreibetrag19.374,21 Euro x 0,15 = 2.906,13  Euro
Steuerpflichtige Einkünfte16.468,08 Euro

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte betragen 16.468,08 Euro. Von diesem Betrag wird ihr die Ein­kommen­steuer vorgeschrieben.

Beispiel 3 - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit der Pauschalierung für Kleinunternehmer:innen

Eine Angestellte erhält neben Ihrem Arbeitsverhältnis noch Einkünfte aus einem Werkvertrag. Die Einnahmen betragen im Jahr 5.000 Euro. Sie hat keine tatsächlichen Betriebsausgaben und nimmt daher die Pauschale von 20 % für Kleinunternehmer:innen in Anspruch

Honorar = Einnahmen 5.000 Euro 
minus 20 % Pauschale für Kleinunternehmer:innen 5.000 Euro x 0,2 = 1.000 Euro
Gewinn 4.000 Euro
Minus 15 % Gewinnfreibetrag 4.000 Euro x 0,15 = 600 Euro
Steuerpflichtige Einkünfte 3.400 Euro

Ihre steuerpflichtigen Einkünfte aus dem Werkvertrag betragen 3.400 Euro . Diese werden gemeinsam mit den Einkünften aus der Anstellung versteuert. 

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