Kosten für Dienstreisen sind absetzbar. Darunter sind Fahrtkosten zu verstehen (Kilometergeld, Bahn- oder Flugtickets, Taxirechnungen), der Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächtigungskosten.

Aufwendungen für die Dienstreisen können nur dann bei der ArbeitnehmerInnenveranlagung geltend gemacht werden, wenn der Arbeitgeber diese nicht oder nicht voller Höhe ausbezahlt hat.

Kilometergeld

Das amtliche Kilometergeld beträgt für den PKW 0,42 Euro pro Kilometer. Mit dem Kilometergeld sind alle Kosten abgegolten, etwa Absetzung für Abnutzung (AfA), Treibstoff, laufende Service- und Reparaturkosten, Zusatzausrüstungen, Steuern und Gebühren, Finanzierungskosten, Versicherungen aller Art, Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs, Autobahnvignette, Park- und Mautgebühren etc.

Um das Kilometergeld bei der ArbeitnehmerInnenveranlagung steuerlich abzusetzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthält:

• Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
• Datum der Reise
• Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
• Zahl der gefahrenen Kilometer
• Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
• Reiseweg
• Zweck der Dienstreise
• Unterschrift des Dienstreisenden

Tagesgelder im Inland

Das Taggeld kann nur dann geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise über den örtlichen Nahbereich (25km) hinausgeht. Pro Tag können höchstens 26,40 Euro bzw. 2,20 Euro pro angefangener Stunde der Dienstreise steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss jedoch mindestens drei Stunden dauern.

Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist vom Taggeld ein Betrag von 13,20 Euro pro bezahltem Essen abzuziehen.

Diese Kosten können Sie jedoch nicht geltend machen, wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Das ist dann der Fall, wenn sich Ihre Dienstverrichtung an einem anderen Ort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeiraum erstreckt, z.B. wenn Sie mehr als 5 Tage pro Kalendermonat oder mehr als 15 Tage pro Kalenderjahr an einen anderen Ort entsandt werden.

Auch ein Fahrzeug kann den Mittelpunkt einer Tätigkeit bilden, wenn die Tätigkeit regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich ausgeführt wird, auf gleichbleibenden Routen erfolgt oder innerhalb eines Linien- oder Schienennetzes ausgeführt wird, z. B. bei Straßendienste auf Autobahnen, die regelmäßig den selben Abschnitt warten, oder bei Zusteller mit fixen Routen.

Nächtigungsgelder im Inland

Für Nächtigungen im Inland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder pauschal 15 Euro geltend gemacht werden. Die Nächtigung ist grundsätzlich durch die Angabe des Unterkunftsgebers nachzuweisen.

Steht für die Nächtigung keine Unterkunft zur Verfügung (z.B. Schlafkabine bei LKW-Fahrern), sind entweder die tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Benützung eines Bades auf Autobahnstationen) oder pauschale 4,40 Euro im Inland bzw. 5,85 Euro im Ausland pro Nächtigung absetzbar.

Tagesgelder im Ausland

Die Auslandtagesgelder werden mit dem Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt. Dieser variiert je nach Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden. Die vollen Taggelder gelten jeweils für 24 Stunden.

Wird ein Mittag- und Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, kann nur mehr ein Drittel des Auslandtagesgeldes geltend gemacht werden. Bei Erhalt von nur einem Essen wird das Auslandstagesgeld nicht gekürzt.

Nächtigungsgelder im Ausland

Für Nächtigungen im Ausland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder die höchste Stufe der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt werden. Diese variiert je nach Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden.